Pandemia koronawirusa wymusiła rewolucję w biznesie. Firmy w bardzo szybkim tempie przenoszą się do świata wirtualnego. Chodzi o usługi księgowe, aplikacje umożliwiające komunikację pracownikom wykonującym swoje obowiązki z domu oraz te służące elastycznemu korzystaniu z przestrzeni biurowych. Rośnie także popularność wirtualnych asystentów.
– Jesteśmy świadkami nieodwracalnych zmian, których konsekwencje zostaną z nami już na zawsze. Elastyczność pracy, napędzana nowymi technologiami i zmianą nawyków, wymaga elastyczności biznesu, jego środowiska i wszelkich powiązanych usług – mówi Hubert Abt, CEO & founder firmy New Work, operatora biur elastycznych.
Jakie wirtualne narzędzia stają się coraz bardziej potrzebne firmom działającym w nowych pandemicznych realiach?
· Aplikacje do zarządzania elastycznymi przestrzeniami biurowymi
Żeby prowadzić firmę, nie jest nam potrzebna stała siedziba. Jednak zdarzają się sytuacje, w których wypadałoby zaprosić swojego kontrahenta na spotkanie w odpowiednie do rangi tego wydarzenia miejsce. Czasami istnieje potrzeba wyjazdu do innego miasta i znalezienia przestrzeni do pracy. Tutaj w sukurs przychodzą nam elastyczne powierzchnie biurowe. To rozwiązanie, dzięki któremu nie musisz od razu wynajmować całego piętra, kilku pokoi czy lokalu - wystarczy możliwość rezerwacji sali konferencyjnej czy zacisznego pokoju do pracy. Takie rozwiązanie jest już dostępne w największych polskich i europejskich miastach, podróżowanie biznesowe nie jest już problemem. Niebawem dostępne będą także aplikacje umożliwiające swobodny dostęp do biura w wielu lokalizacjach, bez potrzeby wiązania się długoterminowymi umowami najmu. Wystarczy korzystać z powierzchni biurowych, które są przedsiębiorstwu w danej chwili potrzebne. W wirtualnym świecie w prosty sposób można zarezerwować potrzebną przestrzeń w dogodnym dla siebie miejscu i czasie.
· Wirtualna księgowość
Dzięki takiemu rozwiązaniu nie trzeba planować wizyty w biurze rachunkowym i spędzać połowy dnia u księgowej. Do tego, by sprawnie i efektywnie prowadzić finanse firmy, wystarczy tylko komputer i dostęp do Internetu. Na rynku dostępnych jest wiele platform oferujących tego typu usługi. Po zalogowaniu i opłaceniu wybranego abonamentu, otrzymujemy możliwość skorzystania nie tylko z szerokiego wachlarza potrzebnych narzędzi, ale także porad, wsparcia konsultantów. Dzięki stałemu dostępowi do dokumentów, można w dowolnej chwili kontrolować sprawy finansowe swojej firmy.
· Oprogramowanie biurowe w chmurze
Praca w chmurze z pozoru może wydawać się trudna i nie do końca bezpieczna. Jak się okazuje, nic bardziej mylnego. Prezentacje, arkusze, dokumenty tekstowe, pliki – wszystko to dostępne za pomocą jednego kliknięcia. Zapisywanie dokumentów i jednoczesna praca nad nimi jest niezwykle sprawna. Jednocześnie jeden plik może edytować kilka osób, co znacznie ułatwia wiele kwestii. Dyski w chmurach są bardzo pojemne, ich ogromna zaleta to również dostępność – możesz korzystać z nich ze smartfona czy komputera w dowolnym momencie dnia. Nie musisz więc martwić się o to, że nie masz pod ręką sprzętu, by sprawdzić ważny dokument. Wszystko to w kilka chwil, bez potrzeby drukowania czy przesyłania plików.
· Aplikacje pomagające planować prace zespołowe
Zarządzanie projektami w zespole wirtualnym jest jednym z większych wyzwań, przed którymi stoi każda firma. Warto zatem uzbroić się w odpowiednie do tego narzędzie. Tworząc projekty i przypisując odpowiednie zadania poszczególnym osobom nic nie umknie naszej uwadze. Ustawianie deadline’ów sprawi, że żadna z ważnych dat nie zostanie pominięta, widzimy zaawansowanie prac, a możliwość załączania plików zaoszczędzi cenny czas stracony na przeszukiwaniu skrzynki mailowej w poszukiwaniu potrzebnych materiałów.
· Wirtualny asystent
W morzu spraw do załatwienia, organizacji i kolejnych ważnych rzeczy łatwo się pogubić. Wówczas z pomocą przychodzi wirtualny asystent. Pełni on taką samą funkcję, jednak w świecie wirtualnym. Pomoże uporać się z codziennymi sprawami związanymi z prowadzeniem firmy, weźmie pod lupę Twój kalendarz, przypomni o spotkaniach, wyszuka potrzebne informacje, zapanuje nad codziennymi zadaniami, a nawet wesprze w poszukiwaniu pracowników. Obecność wirtualnego asystenta pomaga skupić się biznesie, bez obaw o administracyjne i organizacyjne kwestie.
Link do strony artykułu: https://www.wirtualnemedia.pl/centrum-prasowe/artykul/firmy-stawiaja-na-cyfrowe-rozwiazania